Organizacja pracy i zarządzanie czasem to czynności, które na wzajemnie na siebie wpływają – dobra organizacja pracy to zawsze efektywne wykorzystanie czasu. Zła organizacja wpływa nie tylko na bieżącą pracę, ale również na szanse rozwoju i kariery.

Żeby efektywnie zarządzać swoim czasem musisz najpierw przygotować listę zadań, które będziesz realizować oraz rozplanować je w określonym czasie.

Zatem podstawą dobrze zorganizowanej pracy jest plan. Aby go dobrze przygotować musisz wykonać kilka następujących kroków:

• spisz zadania – lista powinna być wyczerpująca, ale krótka i zwięzła
• zaplanuj czas na wykonanie każdego zadania
• zaplanuj też dodatkowy czas na nieprzewidziane wypadki oraz bieżące wykonywane czynności
• określ priorytety – to kluczowy aspekt zarządzania czasem.

Ustalony plan powinieneś na bieżąco sprawdzać i aktualizować – to powinno stać się nawykiem. W sytuacji, gdy pojawi się nowe zadanie do wykonania powinieneś je od razu dodać do listy lub wpisać przy najbliższym przeglądaniu planu. W takiej sytuacji bardzo pomocne są tzw. żółte karteczki do przyklejania lub notatki w formie elektronicznej np. Evernote bądź Google Keep.

Fundamentem efektywnego zarządzania czasem jest skrupulatne przeglądanie planu i wprowadzania do niego bieżących wpisów.

Podział zadania na grupy

Jeśli zadań jest dużo powinieneś je podzielić na grupy lub kategorie. Możesz zastosować różne znane metodyki podziału zadań, można również wypracować własną, która będzie po prostu będzie wygodna w danej sytuacji. Kategorie zadań mogą być różne w zależności od rodzaju projektu, pracy jaką w danej chwili wykonujesz np.:

• priorytet
• ważne
• na teraz
• do przeczytania
• do analizy

Wpis do kalendarza

Wszystkie zadania wraz z terminami powinieneś wpisywać do kalendarza. W przypadku kalendarza papierowego warto rozważyć wypełnianie go ołówkiem (tak aby było możliwe nanoszenie poprawek). Kalendarz jest również dobrym miejscem na zapisywanie innych ważnych informacji, ale należy mieć na uwadze, by nie przeładowywać kalendarza informacjami ponieważ stanie się on nieczytelny i nieporęczny.

Systematyczność to podstawa w zarządzaniu czasem. Przygotowany plan powinieneś regularnie przeglądać i w miarę potrzeby go aktualizować. Pamiętaj jednak, że kluczem do sukcesu jest realizacja planu!

Zasady które sprawią, że zarządzanie czasem stanie się dla naturalną i codzienną czynnością:

1. Ucz się planować (np. planuj swój każdy dzień).
2. Sporządzaj (najlepiej codziennie) plan w formie utrwalonej (pisemnej, albo z wykorzystaniem aplikacji). Pomoże Ci to w utrzymaniu motywacji do działania, jak i po prostu odciąży Twoją pamięć.
3. Określaj (zawsze) jakie priorytety mają planowane zadania.
4. Swoje działania zawsze rozpoczynaj od zadań najważniejszych.
5. Planuj jak poradzisz sobie z tzw. złodziejami czasu.
6. Kontroluj (systematycznie) wykonanie planu dnia.
7. Bądź konsekwentny w realizacji planu.
8. Każdego dnia znajdź czas na odpoczynek.

Nawet jeśli do tej pory korzystałeś głownie z tradycyjnych narzędzi do planowania pracy i zadań, takich jak notatniki, kalendarz książkowy, żółte karteczki itp. to warto żebyś wziął pod uwagę wypróbowanie narzędzi elektronicznych. Przede wszystkim będziesz miał do nich dostęp z dowolnego miejsca w swoim telefonie i na każdym komputerze z dostępem do Internetu.

Aplikacji i serwisów internetowych służących do planowania, zapisywania zadań i zarządzania notatkami czy projektami są setki. Można je podzielić na: darmowe, darmowe z płatnymi rozszerzeniami i płatne.

W dalszej części skupimy się na tych, które są dostępne bezpłatnie i zgodnie z zasadą, żeby za bardzo nie kombinować zaproponujemy te, które są proste i intuicyjne w obsłudze.

Kalendarz to podstawowe narzędzie każdego zapracowanego człowieka. Dobrym rozwiązaniem są tradycyjne  kalendarze książkowe, które mogą służyć także jako notatnik, ale są kłopotliwe w zarządzaniu i transporcie, no i nie mają wbudowanej wyszukiwarki, więc czasem trudno w nich odnaleźć potrzebne informacje.

Warty polecenia jest kalendarz Google, do którego ma dostęp każda osoba, która ma założone konto na Google.

Kalendarz Google jest w pełni zintegrowany z kontaktami Google, dzięki czemu możesz do wydarzeń łatwo dodawać gości, którzy otrzymają wtedy automatyczne powiadomienie o wydarzeniu. Bardzo łatwo ustawisz w nim także powiadomienie o wydarzeniach – mailowe lub w formie pop-up’a. Możesz dodawać miejsca i notatki do wydarzeń, ustawiać wydarzenia cykliczne (np. cotygodniowy przegląd prasy specjalistycznej czy blogów eksperckich lub ustawiać terminy zajęć na uczelni), czas trwania wydarzeń itd. Możesz tworzyć też różne kalendarze dla różnych grup zadaniowych np. możesz mieć swój prywatny kalendarz, gdzie zaznaczasz wydarzenia związane z życiem prywatnym i towarzyskim, a oprócz tego możesz mieć np. kalendarz z planem zajęć na uczelni i kalendarz z zadaniami związanymi z nauką i zgłębianym przez Ciebie tematem.

Kalendarz Google synchronizuje też dane między wszystkimi urządzeniami, z których korzystamy i dobrze integruje się z innymi aplikacjami w smartfonie.

Zobacz więcej: Kalendarz Google

Listy zadań najlepiej przygotowywać sobie raz na tydzień i zapisywać, co będzie do zrobienia w danym tygodniu. Dodatkowo jeśli masz akurat dużo zadań na konkretny dzień – zrób osobną listę, ale wówczas powinna być ona bardziej szczegółowa.

Pamiętaj, że zamiast pisać dwa czy trzy wielkie punkty, np. “przygotować referat”, lepiej rozbić go na kilka mniejszych konkretów, np. „przejrzeć literaturę do referatu”, „opracować strukturę referatu”, „napisać akapit X” itp. Zrealizowanie każdego z tych punktów zajmie Ci niewiele czasu i każdy wykonany punkt skreślasz z listy, żeby wiedzieć, że tym punktem już nie musisz się zajmować.

Szybsze wykonywanie i wykreślanie kolejnych pozycji z listy “do zrobienia” motywuje też do dalszej pracy, bo widzisz, że część dzisiejszych zadań jest już za tobą. Jeśli to możliwe – warto zaczynać też od zadań, które zajmą najmniej czasu, bo od razu po kilku minutach możesz mieć już odhaczonych parę zadań 😉

Robienie list zadań bywa bardzo przydatne. Nie tylko dlatego, że dzięki takiej liście nic Ci nie umyka i robisz wszystko, co sobie zaplanowałeś. Listy motywują także do działania – jeśli masz coś zapisane, a potem możesz to skreślić, to znacznie łatwiej się pracuje. I nie tracisz czasu na zastanawianie się, co jeszcze powinieneś dziś zrobić.

Do przygotowania list zadań możesz wykorzystać różne systemy czy aplikacje.

Lista zadań w Kalendarzu Google: (https://calendar.google.com)

• Stworzenie własnej listy zadań/zadań  jest równie proste, jak stworzenie wydarzenia w Kalendarzu Google.
• Lista zadań widoczna jest w lewym panelu interfejsu – kliknięcie włącza/wyłącza listę zadań w prawym panelu.
• Lista zadań w kalendarzu  jest oczywiście tą samą listą, którą można  również włączyć i edytować z poziomu poczty Gmail.
• Zadania można dodawać bezpośrednio w interfejsie listy zadań  (panel po prawej stronie).
• Na liście zadań można wykonywać różne czynność np.  drukować zadania, sortować, usuwać.
• Kalendarz Google na Androida i iOS posiada również funkcję dodawania zadań/listy zadań).

Google Keep: (https://keep.google.com)

• Pozwala na zapisywanie notatek tekstowych, notatek, które są zdjęciami, tworzenie własnoręcznych rysunków oraz zapisywanie nagrań audio, czyli notatek głosowych.
• Notatki można wyróżnić oznaczając je wybranym kolorem.
• Dodatkowym sposobem na katalogowanie i wyróżnianie notatek jest nadawanie im etykiet. Można tworzyć dowolną ich liczbę, a dana notatka może zostać przypisana do wybranej przez nas liczby zbiorów. Etykiety można nadawać w ustawieniach notatki lub w jej treści, wpisując ich nazwy poprzedzone znakiem #, np. #przepisy lub #nauka.
• Można ustawiać przypomnienia dla danych notatek. Jeśli chcemy daną sprawą zająć się w określonym czasie, to ustawiamy przypomnienie, wybieramy czas, a Keep przypomni nam o danej notatce w ustalonym terminie.
• Przydatną funkcją jest też ustawianie przypomnień dotyczycących notatek, które aktywują się w danym miejscu. W Keep możemy aktywować przypomnienie o danej notatce, które pojawi się dopiero wtedy, gdy dotrzemy np. do domu lub do pracy.
• Większość notatek zapisywanych przeze mnie w Google Keep ma charakter prywatny. Zdarza się jednak, że czasem chcę je komuś udostępnić. W Keep można łatwo wysłać treść notatki (wraz załącznikami) np. mailem lub dodać do danej notatki współpracownika, a wtedy zaproszona osoba będzie mogła nie tylko czytać to, co już jest zapisane, ale również współtworzyć dalszą treść notatki.
• Niedawno Google udostępnił też wtyczkę do przeglądarki Chrome, która pozwala na szybkie zapisywanie do notatnika Keep wybranych stron internetowych.

Todoist: (https://pl.todoist.com/)

• Menedżer osobisty, z pomocą którego łatwo i sprawnie można zorganizować swój czas.
• Program dobrze radzi sobie z tworzeniem prostych list zadań, obejmujących pojedyncze czynności oraz tych bardziej złożonych, kreowanych w trakcie pracy nad projektami.
• Pozwala zapisywać listy zadań w chmurze usługi Todoist.com, umożliwia też zarządzanie zadaniami w trybie offline oraz oferuje integrację z usługami typu Dropbox i wbudowany moduł który będzie nas powiadamiał o aktualizacjach.
• Aplikacja synchronizuje się pomiędzy urządzeniami i pozwala tworzyć listy zadań, które będą informować nie tylko w urządzeniach przenośnych, ale i na komputerze, w przeglądarce lub nawet na Gmailu.

Wunderlist: (https://www.wunderlist.com/)

• Aplikacja ma przyjazny i intuicyjny interfejs.
• Aplikacja jest całkowicie darmowa oraz dostępna w języku polskim i można ją zainstalować na praktycznie dowolnym urządzeniu lub w ostateczności korzystać z interfejsu w przeglądarce.
• Ma wygodne sortowanie zadań na listach.
• Gwiazdki, hasztagi i wyszukiwanie pozwalają utrzymać na listach porządek i jednocześnie nie zgubić potrzebnych zależności. Działa to bardzo szybko i intuicyjnie.
• Nawet w darmowej wersji jest możliwość pracy w grupie nad małymi projektami do 25 zadań i bardzo łatwego komunikowania się komentując konkretne zadania i dołączając do nich pliki zamiast wymieniać dziesiątki e-maili.
• Aby sprawnie połączyć swoją listę zadań ze skrzynką e-mailową aplikacja ma przydatną funkcjonalność przesyłania e-maili na adres me@wunderlist.com, po czym zostaną automatycznie dodane i przekonwertowane na zadania na jednej z list.

Evernote: (https://evernote.com/intl/pl/)

• Jest to prawdziwy kombajn do zapisywania materiałów do zachowania na przyszłość.
• Oprócz wprowadzania tekstowych notatek umożliwia także tworzenie przypomnień, notatek głosowych, zdjęć oraz szybkiego tworzenia wycinków ze stron internetowych.
• Notatki synchronizują się w chmurze.

Inne systemy do zarządzania czasem

• Remember the Milk: (https://www.rememberthemilk.com/)
• OneNote: (https://www.onenote.com/)
• Simplenote: (https://simplenote.com/)

Lista zadań Google w wielu przypadkach może nie wystarczyć i przyda się dobre narzędzie do długofalowego planowania zadań i projektów, w których bierze udział wiele osób. Do tego idealnie nadaje się Trello (https://trello.com/). To narzędzie jest zaprojektowane na podstawie tablicy Kanban. W zależności od tego, na którym etapie jest nasze zadanie lub projekt to przeciągamy je do odpowiedniej kolumny (obszaru).

Trello to darmowa, dostępna poprzez przeglądarkę i prosta w obsłudze aplikacja/platforma do  zarządzania zadaniami/ projektami jak również może być również wykorzystywana do zarządzania czasem. Aplikacja oparta jest o tablice (które obrazują  realizowane zadania/projekty) i na listach, których dowolną liczbę można zamieścić na tablicy. Aplikacja umożliwia komunikację  bez potrzeby używania maila, dodawanie notatek i przypomnień do bieżących zadaniach oraz monitorowanie postępów. Zarządzanie zadaniami  sprowadza się do przenoszenia  zadań między tablicami. Aplikacja ma wersję na iOS i Android.

Główne zadanie czy projekt, który chcemy wykonać dodajemy, jako kartkę, którą możemy przeciągać w dowolne miejsce naszej tablicy. Każda karta posiada wiele różnych funkcjonalności np. wklejanie grafiki,  wstawianie list zadań, opisów i komentarzy, dodawanie członków, przypisywanie etykiet, wybranie terminu wykonania oraz dodawanie dowolnych załączników z dysku, a nawet z Dropbox’a czy dysku Google.