Organizacja pracy zespołowej powinna być przede wszystkim efektywna dlatego należy zwracać uwagę na pewne czynniki, które wpływają właśnie na efektywność pracy w grupie.

Czynnik 1. Cel

Cel działań powinien być jasno sprecyzowany i znany dla całej grupy już na samym początku pracy. Cel powinien być podzielony na cel główny (finalny) i cele cząstkowe. Cel to podstawa ponieważ nadaje on kierunek podejmowanym działaniom w grupie, motywuje i dostarcza energii do pracy i aktywności członków grupy.

Czynnik 2. Podział pracy

Przydział konkretnych zadań w pracy zespołowej powinien odbywać się ze względu na umiejętności, kompetencje i doświadczenia poszczególnych członków grupy.

Czynnik 3. Ustalone zasady pracy

Określenie zasad pracy i metod komunikacji w grupie jest niezbędne dla efektywnej realizacji projektu grupowego. Właściwa komunikacja powinna opierać się o zasady szacunku wobec innych (nie przerywanie, nie ośmieszanie, nie krytykowanie) i powinna wiązać się również z aktywnym słuchaniem (tj. zadawaniem pytań). Grupa pracująca wspólnie powinna mieć również określone zasady podejmowania decyzji (np. poprzez głosowanie, porozumienie).

Czynnik 4. Atmosfera w grupie

W pracy zespołowej ogromnie ważną kwestią są również relacje jakie panują w grupie. Powinna panować atmosfera tolerancji, akceptacji, a rolą lidera grupy powinno być motywowanie do pracy i dbanie o relacje w grupie i jej integrację. Jeżeli w grupie panuje atmosfera otwartości pomaga ona w szybkim diagnozowaniu pojawiających się konfliktów.

Czynnik 5. Zarządzanie pracą grupy

W zarządzaniu  i organizacji  pracy zespołowej również pomocne mogą  okazać się systemy informatyczne.  Obecnie wiele jest (często darmowych) programów i narzędzi, które są proste w obsłudze, a znacząco zwiększają efektywność pracy grupowej i ułatwiają współpracę członkom grupy. Przy wyborze narzędzia do zarządzania pracą grupową, warto zwrócić uwagę na możliwości, tak by dobrać system, który faktycznie pomoże w realizacji wyznaczonych  celów oraz będzie odpowiadał specyfice grupy (liczebność i rozproszenie zespołu, wiek jego członków, wcześniejsze doświadczenia członków grupy z takimi systemami itp.).

Trello (https://trello.com/) to darmowa, dostępna poprzez przeglądarkę i prosta w obsłudze platforma do zarządzania własnymi zadaniami/projektami, która może być również wykorzystywana do zarządzania pracą grupową. Aplikacja jest zaprojektowana na podstawie tablicy Kanbana. Tablic (które obrazują zadania) można tworzyć wiele – każda do innego projektu czy zadania. Na każdej z nich, możemy utworzyć dowolną liczbę list (kategorii), w których mogą znajdować się np. zadania do wykonania, zadania w toku, zadania zakończone. Zarządzanie zadaniami sprowadza się do przenoszenia zadań między tablicami.

Przykład:

Zadania umieszczane są na listach można odznaczać, komentować i również delegować do wykonania innym. Istnieje możliwość określenia daty zakończenia danego zadania. Aplikacja umożliwia organizację pracy grupowej (również zdalnej) i w łatwy sposób umożliwia również śledzenie tego kto nad czym aktualnie pracuje. Aplikacja umożliwia komunikację bez potrzeby używania maila, dodawanie notatek i przypomnień do bieżących zadań.

Aplikacja umożliwia synchronizację z urządzeniami i zawiera aplikacje przeznaczone dla przeglądarek, telefonów i tabletów z systemem Android oraz iPhone’ów i iPadów.

Asana (https://asana.com/) to program do zarządzania projektami o przyjaznym interfejsie. Pozwala na tworzenie wielu obszarów roboczych (workspace). Nie ma żadnego ograniczenia co do ich ilości, jest jedynie ograniczenie, że w jednym obszarze roboczym pracować może do 30 osób (powyżej tej liczby Asana staje się płatna).

System opiera się na prostych funkcjach:

• dla swoich potrzeb możesz tworzyć obszary robocze/projekty, te zaś podzielić na zdania
• każdemu zadaniu możesz przypisać osoby je wykonujące ,a także mianować lidera
• w ramach jednego zadania możesz ustalić podzadania, dla których (jak i dla zadań) możesz wyznaczać terminy realizacji
• przy danym zadaniu można prowadzić konwersacje z osobami, które są do niego przypisane (można zostawiać załączniki, dodawać tagi czy oznaczać całe zadania kolorami)
• otrzymujesz komunikaty mailowe w przypadku, gdy dodane zadanie lub komentarz dotyczą Ciebie

To co jest także istotne to bezproblemowa integracja z innymi usługami i aplikacjami jak np. Google Drive, Dropbox, Chrome, czy Slack.

Asana posiada także własną aplikację mobilną, która intuicyjnie przypomina wersję desktopową.

Tu znajdziesz Przewodnik po Asanie: https://asana.com/guide

MOODLE (Modular Object-Oriented Dynamics Learning Environment) to przykład bardzo popularnej na świecie platformy e-learningowej, która może być również wykorzystana do zorganizowania współpracy online. System MOODLE posiada szeroką gamę narzędzi umożliwiającą prezentację materiałów w formie np. stron internetowych, plików audio i wideo. Umożliwia również komunikację (synchroniczną i asynchroniczną) np. czat, fora dyskusyjne i poczta elektroniczna. Na platformie możliwe jest również zorganizowanie pracy grupowej. Sam system jest darmowy, ale wymaga instalacji na serwerze.

Natomiast bardzo użytecznym rozwiązaniem jest usługa MoodleCloud (Moodle w chmurze: https://moodle.com/cloud/), zwłaszcza dla użytkowników indywidualnych, którzy chcą poeksperymentować z Moodle’m. Usługa ta jest bezpłatna (dla 50 użytkowników, 200MB przestrzeni dyskowej, zestaw podstawowych pluginów) i wymaga jedynie założenie konta na https://moodlecloud.com/en/signup/chooseuser?plan=free.

Konto umożliwia utworzenia własnej strony platformy, którą możemy dowolnie nazwać i w której ma się uprawnienia administracyjne. Przy rejestracji wymagane jest podanie numeru telefonu (na jeden numer można założyć maksymalnie jedną stronę).

W pracy zespołowej, a zwłaszcza gdy odbywa się ona w formule zdalnej  bardzo ważnym elementem jest sprawna komunikacja. Wybór narzędzi, które usprawnią nam wymianę  i obieg informacji  ma ogromny wpływ na pracę całego zespołu.

Poza takimi narzędziami jak telefon i e-mail jest obecnie wiele innych narzędzi i aplikacji, które umożliwiają skuteczną komunikację i organizację spotkań online.  Można np. zorganizować wideokonferencję wykorzystując np.:

• Skype – grupowe rozmowy wideo mają limity, odpowiednio 100 godzin miesięcznie, 10 godzin dziennie oraz 4 godziny na pojedynczą rozmowę.  W grupowej rozmowie wideo może uczestniczyć od 3 do 10 osób.
• Google Hangouts – osoby posiadające konto Google mogą przeprowadzać wideokonferencję z 15 osobami naraz.

W obu przypadkach można korzystać z tych narzędzi w wersji desktopowej lub mobilnej,

Komunikacja  w grupie podczas współpracy online może być również wspomagana za pomocą serwisów społecznościowych, które są obecnie jednym z najczęściej używanych narzędzi internetowych zarówno w życiu codziennym i zawodowym. Serwisy  pozwalają w łatwy sposób  zarówno nawiązać komunikację jak i umożliwiają  pozostawanie w stałym kontakcie  ich użytkownikom. Serwisy społecznościowe wspomagają  tworzenie różnego rodzaju grup wspólnie pracujących lub uczących się.  Dzięki czemu powstają warunki (np. szybka komunikacja online) do pracy grupowej. Obecnie najpopularniejszym serwisem społecznościowym jest Facebook i może on być wykorzystywany do wspomagania pracy zespołowej zwłaszcza, że jest on bardzo popularny wśród młodzieży.

Komunikację w pracy zespołowej można również oprzeć  o grupy dyskusyjne  (np. groups.google.com). Dają one możliwość  np. tworzenia forum pytań i odpowiedzi  na dowolny temat/problem,  dyskutowania i tworzenia  np. planów w zespole, organizowania spotkań.

Slack (https://slack.com/) to wielofunkcyjny komunikator dla zespołów. Jest narzędziem do zarządzania projektami i prowadzenia komunikacji wewnątrz grupy. Posiada nieskomplikowaną i przyjazną formę, bez nadmiaru opcji czy złożonych interfejsów co powoduje, że wszystko jest czytelne i łatwe w użyciu.

Podstawą działania Slacka są kanały, do których można zapraszać poszczególnych użytkowników. Można też przesyłać wiadomości prywatne. W ramach kanałów można wymieniać zarówno wiadomości tekstowe, jak i pliki z zewnętrznych baz danych (Dropbox, Google Drive), a także zrzuty ekranu i powiadomienia z przeróżnych aplikacji połączonych ze Slackiem. A można go połączyć z całym mnóstwem aplikacji i narzędzi webowych m.in. Google Drive, Google Hangout, Trello czy Dropbox.

Oprócz standardowej aplikacji działającej w przeglądarce, Slack oferuje również mobilne wersje aplikacji dla iOS oraz Androida. Wersje mobilne pozwalają na robienie wszystkiego tego, co umożliwia desktopowy wariant. Ponadto, wszystkie dane na wszystkich urządzeniach są synchronizowane wraz z każdym odczytem wiadomości lub jej wysłaniem.

Podstawowa wersja jest dostępna całkowicie za darmo, jednak ma ona kilka ograniczeń względem płatnych wersji – Standard oraz Plus. Przykładowo, ilość przechowywanych w archiwum wiadomości wynosi 10 000.

Slack będzie idealnym centrum komunikacji dla małych i średnich zespołów. Będzie niezawodnym medium do porozumiewania się, wymiany plików i omawiania bieżących projektów. Jego ogromnymi zaletami są wielozadaniowość i uniwersalność.

Przy dłuższych projektach i bardziej złożonych może okazać się konieczne prowadzenia zespołowego kalendarza,  w którym wszyscy członkowie grupy będą widzieli ważne terminy, czy deadline wykonania zadań. W tym przypadku może się przydać kalendarz współdzielony, w którym w razie zmian wszyscy na bieżąco są informowani o tym fakcie.

Bardzo dobrym rozwiązaniem może być Kalendarz Google (www.google.com/calendar), do którego można mieć dostęp online z laptopa, tabletu czy smartfonu. Kalendarz może być dostępny dla pojedynczej osoby lub dla całej grupy.  Daje możliwość np. sprawdzania dostępności różnych współużytkowanych w zespole zasobów, czy osób, a także  możliwość sprawdzania ustalonych dat spotkań itp. Istnieje również możliwość przeprowadzenia synchronizacji i migracji dla innych typów kalendarzy (np. ze środowiska Microsoft).

Praca grupowa często opiera się na współpracy przy tworzeniu różnego rodzaju dokumentów. Aby nie występowały problemy z wersjonowaniem plików i by każdy miał dostęp do najnowszej wersji dokumentu warto skorzystać z opcji wspólnego redagowania ich we współdzielonej przestrzeni.

Idealnie nadaje się do tego Środowisko Google.

Dysk Google (Google Drive) (https://www.google.com/intl/pl/drive/)

Jest to usługa oferowana przez Google, umożliwiająca przechowywanie, tworzenie i współdzielenie dokumentów.  Dysk Google jest  zintegrowany z tzw. Dokumentami Google.  Daje on możliwość pracy na jednym dokumencie wielu osobom (grupie) i natychmiastowej synchronizacji zmian i zapisu w tym dokumencie. Usługa daje możliwość dobrej kolaboracji (komentowania) i śledzenia zmian w opracowywanych plikach. Dysk Google pozwala na prostą edycję dokumentów zbliżoną do stacjonarnego pakietu Microsoft Office (jeśli chce się wspólnie edytować pliki tego pakietu należy przekonwertować je na format Google).

Usługa umożliwia nam tworzenie i formatowanie różnych formatów plików, mogą to być:

• Dokumenty Google – edytor tekstu online, który pozwala tworzyć i formatować dokument,
• Arkusze Google – internetowa aplikacja, pozwalająca na tworzenie i formatowanie arkuszy kalkulacyjnych,
• Prezentacje Google – internetowa aplikacja, która pozwala tworzyć i formatować prezentacje,
• Formularze Google – umożliwiają tworzenie internetowych ankiet i testów,
• Rysunki Google – umożliwiają tworzenie i edytowanie rysunków,
• Moje Mapy Google – umożliwiają tworzenie i udostępnianie własnych map online,
• Witryny Google – aplikacja, dzięki której można łatwo stworzyć stronę internetową

Przechowywane pliki na dysku mogą być synchronizowane z dyskiem twardym komputera. Mamy możliwość skorzystania zarówno z przeglądarkowej wersji usługi Dysku Google jak również  z aplikacji do zainstalowania na komputerze, tablecie czy smartfonie (https://tools.google.com/dlpage/drive?hl=pl). Aplikacja działa dość sprawnie i np. takie operacje jak usunięcie czy zmiana nazwy pliku wykonana na dysku jest synchronizowana w wersji przeglądarkowej niemal natychmiast (podobnie działa w drugą stronę).

W opcji darmowej wersji dysku ilość dostępnej przestrzeni na dane to 15 GB. Należy jednak mieć na uwadze, że pliki w formacie Google nie zajmują przestrzeni przeznaczonej na dane, a pliki udostępnione też nie zajmują przestrzenia do momentu przypisania ich do własnego folderu.

Praca w chmurze ma wiele zalet: wszyscy członkowie grupy mają jedno miejsce w którym znajdują się materiały i dokumenty związane z realizacją projektu, wszyscy i w każdej chwili mają  dostęp do aktualnej wersji dokumentów nad którymi pracowała grupa, dostęp do dokumentów nie jest ograniczony do konkertnych komputerów, ale można się do nich dostać zarówno ze smartfona jak i z każdego innego komputera z dostępem do Internetu.

Praca w chmurze umożliwia zapisywanie zmian w dokumencie równocześnie wielu osobom pracujących  na różnych komputerach. Istnieje możliwość  udostępniania plików (i  katalogów) innym członkom grupy/zespołu na różnych poziomach – użytkownicy mogą mieć jedynie dostęp i wgląd do dokumentu, mogą dodawać komentarze, bądź mogą mieć uprawnienia do pełnej edycji dokumentu.

Taka organizacja pracy jest bardzo przydatna zarówno gdy członkowie grupy  pracują indywidualnie  ale  znajdują się w różnych miejscach, jak również gdy ktoś  z zespołu  pracuje w różnych  miejscach i dodatkowo korzysta z różnych urządzeń  (komputer, tablet, smartfon).

Pracę grupową można zorganizować np.  za pomocą:

Dysk Google (Google Drive) (https://www.google.com/intl/pl/drive/)

Dysk Google to wirtualny dysk w chmurze umożliwiający przechowywanie i współdzielenie dokumentów.  Usługa polega ona udostępnianiu  przestrzeni na serwerach Google. Dysk Google został również  zintegrowany z tzw. Dokumentami Google.  W wersji bezpłatnej w usłudze dostępnych jest 15 GB przestrzeni.

Przechowywane pliki i foldery na Dysku Google, można udostępniać dowolnym osobom.  Właściciel pliku decyduje czy  pozostali użytkownicy będą mogli edytować ten plik, komentować czy tylko go wyświetlać.  Plik może być upubliczniony (każdemu), udostępniony określonym osobom lub dostępny dla każdego kto posiada określony link do pliku.

Na Dysku  jest możliwość tworzenia folderów, aby ułatwić  sobie znajdowanie i udostępnianie plików. Z Dysku Google można korzystać zarówno z poziomu przeglądarki internetowej,  jak i na dowolnym urządzeniu (komputer, iPad, urządzenie z Androidem, iPhonie). Wprowadzone zmiany w plikach  synchronizują się automatycznie.

Dropbox   (https://www.dropbox.com)

Usługa udostępniania przestrzeni  dyskowej przez  firmę Dropbox Inc.  Umożliwia ona (podobnie jak  Dysk Google) gromadzenie, synchronizację  i przesyłanie plików.   Przesyłanie  i przeglądanie plików  jest możliwe albo przez przeglądarkę internetową lub bezpośrednio na dowolnym urządzeniu (poprzez dedykowaną aplikację zainstalowaną np. na komputerze).  W opcji bezpłatnej  mamy do dyspozycji  2 GB przestrzeni  dyskowej  (istnieje również możliwość powiększenia dzięki różnym i ciągłym  akcjom promocyjnym np. zaproszenie nowego użytkownika to dodatkowe 500 MB).

W czasie współpracy  w środowisku internetowym  mogą pojawić się również  sytuacje, które  trudno przewidzieć i które mogą wymagać zastosowania różnych rozwiązań.  Poniższe zestawienie programów, może okazać również przydatne w codziennej pracy i współpracy online zwłaszcza, że narzędzia te nie wymagają żadnej instalacji i dostępne są przez przeglądarkę.

Surfly: https://www.surfly.com/

Surfly umożliwia wspólne surfowanie po Internecie. W systemie (po zalogowaniu się) gdy wpiszemy adres strony internetowej a następnie wyślemy (udostępnimy) link innej osobie to będzie ona widziała dokładnie to samo co my. Dodatkowo jest możliwość zaznaczania (pisania) po oglądanej stronie jak i prowadzenia video czatu. Bezpłatna jest wersja próbna.

FaceFlow: https://www.faceflow.com/

FaceFlow to alternatywa do Skype’a, której nie trzeba instalować. Umożliwia prowadzenie wideokonferencji równocześnie z trzema osobami.

Vyew: http://vyew.com/

Program oferuje wirtualną tablicę na której można dzielić się informacjami. Darmowa wersja pozwala na współpracę maksymalnie dziesięciu osób. Aplikacja umożliwia dodawanie plików jak również własnoręczne tworzenie treści za pomocą dostępnych narzędzi. Istnieje możliwość dodawania również krótkich notatek.

Talky: https://talky.io/

Narzędzie umożliwiające organizowanie wideokonferencji i dzielenie się screenami. Na stronie wystarczy podać nazwę konwersacji a następnie udostępnić link tej konferencji wybranym osobom.